Изберете касов апарат от одобрен от БИМ тип с актуален софтуер, който работи в евро и праща данни към НАП през SIM карта. След това изберете модела според това колко продавате, колко артикула имате, с какъв софтуер работите, колко души ще го ползват и дали приемате карти. Без писмен договор със сервиз, който има разрешение за този модел, апаратът не може да бъде пуснат в работа.
По-долу ще намерите кой е длъжен да има касов апарат, какви видове устройства има, какво изисква законът към октомври 2026 г. и какви разходи да предвидите.
Кой трябва да има касов апарат
Според чл. 118 от Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС) всяко лице трябва да регистрира продажбите си в търговски обект чрез фискален бон. Това важи и за фирмите, регистрирани по ДДС, и за тези, които не са. Бон се издава дори когато издавате и фактура. Няма праг на оборот, под който да сте освободени.
Задължението се отнася за плащания в брой, с карта, с чек, с ваучер и с други заместители на пари в брой. Не се отнася за плащания по банков път, с вноска в брой по платежна сметка, с директен дебит или с пощенски паричен превод. Подробните правила са в Наредба № Н-18 на Министерството на финансите за регистриране и отчитане на продажби чрез фискални устройства (накратко „Н-18“).
Чл. 4 от Н-18 освобождава някои дейности. Основните са:
- обекти, които продават само вестници и списания;
- земеделски производители, които не са търговци и продават собствена непреработена продукция;
- свободни професии;
- занаятчии, които работят лично, не са търговци и не са регистрирани по ДДС;
- физически лица, които отдават имот под наем и не са търговци;
- обекти в отдалечени планински населени места с под 300 постоянни жители (без курортите);
- обекти на места, където мобилната мрежа трайно няма покритие.
Ако сте задължени, регистрираното устройство трябва да работи от първия ден, в който обектът продава. Н-18 не допуска продажби без работещо фискално устройство и без връзка с НАП (Националната агенция за приходите).
Какви видове фискални устройства има
Чл. 2 от Н-18 изброява видовете фискални устройства:
- Електронен касов апарат с фискална памет (ЕКАФП). Това е класическият касов апарат: самостоятелно устройство с клавиатура, дисплей и принтер. Подходящ е за малки магазини, кафенета и ателиета.
- Фискален принтер (ФПр). Управлява се от компютър или ПОС система с програма за продажби. Подходящ е за обекти с много артикули, баркод, склад и няколко каси: ресторанти, аптеки, специализирани магазини.
- Фискално устройство в автомат на самообслужване (ФУВАС). Вгражда се във вендинг машини и други автомати.
- Електронна система с фискална памет (ЕСФП). Използва се само за продажби на течни горива.
Отделно от тези видове стои ИАСУТД (интегрирана автоматизирана система за управление на търговската дейност). Тя е система, одобрена от БИМ, която издава системен бон. Ако решите да работите със софтуер за управление на продажбите от списъка на НАП (СУПТО), той трябва да управлява всички фискални устройства в обекта и трябва да уведомите НАП. Повече за това има в статията ни СУПТО през 2026 г.
Какво трябва да може апаратът по закон през 2026 г.
Одобрен тип и актуален софтуер
Всеки модел фискално устройство се изпитва от Българския институт по метрология (БИМ). Председателят на БИМ издава свидетелство за одобряване на типа, а моделът се вписва в публичния регистър на одобрените типове. НАП не одобрява модели. Тя регистрира всяко отделно устройство, след като сервизът го въведе в експлоатация. Апаратът трябва да работи с последната версия на софтуера (фърмуера), вписана в регистъра на БИМ.
Работа в евро
От 1 януари 2026 г. всички плащания се регистрират и отчитат в евро и центове (чл. 20 от Закона за въвеждане на еврото в Република България). Двойното обозначаване в евро и лева беше задължително до 8 август 2026 г. От 9 август 2026 г. сумата в лева и курсът вече не се изискват, а НАП посочва, че бонът трябва да излиза само в евро. Отделно Н-18 допуска общата сума по желание да се покаже и в друга валута, заедно с обменния курс (чл. 26, ал. 4а). Подробности има в статията Еврото и касовият апарат през 2026 г.
Връзка с НАП през SIM карта
Апаратът изпраща данните от касовите бонове към НАП на всеки 5 минути от момента на регистрацията си. Изпраща и дневния отчет. Връзката минава през SIM карта за данни от мобилен оператор, който вие избирате. Ако апаратът не успее да изпрати издаден бон в рамките на 72 часа, той се блокира (Н-18, Приложение № 1, раздел IIIб).
Петте въпроса, които решават избора
Няма „най-добър“ касов апарат. Има модел, който пасва на вашия обект. Изборът започва с тези пет въпроса.
- Колко продажби правите на ден. Обект с 30 бона на ден и обект с 300 имат различни нужди. Натовареният обект има нужда от по-бърз принтер и по-здрава клавиатура. Малкият обект може да мине с компактен модел, който заема малко място на тезгяха.
- Колко артикула продавате. Става дума за артикулите, които минават през касата, а не за целия склад. Магазин за дрехи със стотици артикули има нужда от бързо търсене и баркод четец. Кафене с 25 позиции няма нужда от това.
- С какъв софтуер работите. Ако ползвате складова или счетоводна програма, проверете дали апаратът работи с нея и при какви условия. При повече артикули и складова отчетност фискален принтер с програма често е по-удобен от самостоятелен касов апарат.
- Колко души ще работят на касата. Ако на касата има повече от един човек, търсете отделни оператори с пароли и отчети по оператор.
- Приемате ли карти. Ако приемате редовно карти, изберете апарат, който се свързва с ПОС терминала. Така сумата не се въвежда два пъти и грешките намаляват.
Дизайнът и марката са второстепенни. Ако отговорите на тези пет въпроса, изборът се стеснява до два-три модела.
От покупката до първия бон: сервиз, SIM карта и регистрация в НАП
Задължителен сервизен договор
За да пуснете апарата в работа и докато го използвате, трябва да имате писмен договор със сервизна фирма. Тя трябва да има разрешение от БИМ за точно този модел (Н-18, чл. 16 и чл. 49). Само тази фирма може да ремонтира апарата. Ремонтът трябва да е готов до 2 работни дни в градовете и до 4 работни дни в селата. Ако се сменя фискалната памет, срокът е до 5 работни дни (чл. 52). Проверка на фирмите се прави в регистъра на БИМ за сервизите.
Регистрация накратко
- Купувате апарат от одобрен тип и сключвате сервизен договор.
- Взимате SIM карта за данни от мобилен оператор по ваш избор.
- Попълвате заявление по Приложение № 24 към Н-18 в два екземпляра.
- Сервизният техник фискализира апарата във ваше присъствие и попълва паспорта му.
- Апаратът сам изпраща съобщение за регистрация към НАП.
- Продавате едва след като потвърждението за успешна регистрация е получено и отпечатано.
- Сервизът издава свидетелство за регистрация. Копие от него се поставя на видно място до апарата.
Какви разходи да предвидите
Когато сравнявате оферти, сравнявайте пълната цена, а не само цената на апарата:
- самото устройство и допълненията към него (баркод четец, външен дисплей, връзка с ПОС терминал);
- фискализацията и регистрацията, които прави сервизът (питайте дали са включени в цената);
- сервизният договор, който се плаща периодично през цялото време на работа;
- месечната такса за SIM картата към мобилния оператор;
- хартиените ролки за бонове и отчети;
- лицензът за програмата за продажби, ако изберете фискален принтер с компютър.
Грешките, които виждаме най-често
Юмена работи с търговски обекти от 1997 г. Грешките при избора на касов апарат почти винаги са едни и същи.
„Купих го от интернет, защото беше по-евтин.“ Икономията изчезва при първата повреда. Ремонт може да прави само сервиз с договор за този модел. Изберете доставчик, който може бързо да изпрати техник до вашия обект.
„Не ми трябва нищо допълнително.“ След половин година много собственици се връщат за баркод четец или връзка с ПОС терминала. Помислете какво ще ви трябва след година, не само днес.
„Казаха ми, че работи с моя софтуер.“ Понякога работи, но срещу допълнителен лиценз, за който никой не е споменал. Поискайте писмено потвърждение за съвместимостта и пълната цена преди да подпишете.
„Взех стар апарат от познат.“ Употребяван апарат може да се използва, ако моделът е от одобрен тип и има актуален софтуер, включително за еврото. Проверете модела в регистъра на БИМ и попитайте сервиза дали може да бъде регистриран на ваше име.
Какво да направите сега
- Проверете дали дейността ви попада в задължението по чл. 118 от ЗДДС или в изключенията по чл. 4 от Н-18.
- Отговорете на петте въпроса: бонове на ден, брой артикули, софтуер, брой касиери, плащания с карта.
- Изберете между касов апарат и фискален принтер с програма.
- Проверете модела в регистъра на одобрените типове на БИМ.
- Сключете писмен сервизен договор с фирма с разрешение от БИМ за този модел.
- Осигурете SIM карта за данни и изчакайте потвърждението от НАП преди първата продажба.
- Сложете копие от свидетелството за регистрация до апарата.
Ако отваряте нов обект, вижте и решенията ни за стартиращ бизнес. Устройствата, които предлагаме, са на страницата Касови апарати.