Затваряте сезонен обект? Как да спрете или дерегистрирате касовия апарат

Не, не сте длъжни да дерегистрирате касовия апарат, когато затваряте сезонен обект за зимата. Можете да го оставите регистриран и изключен, но тогава договорът със сервиза трябва да е валиден през цялото време, а SIM картата да е активна при отваряне. Дерегистрацията има смисъл, ако не искате да поддържате договор през зимата или няма да работите повече с този апарат. Тогава през пролетта той се регистрира отново преди първата продажба.

Правилата по-долу са от Наредба № Н-18 на министъра на финансите (наредбата за касовите апарати, по-нататък Н-18) и Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), към октомври 2026 г.

Длъжни ли сте да дерегистрирате касовия апарат за зимата?

Не. Извеждането от експлоатация и прекратяването на регистрацията стават по инициатива на търговеца (чл. 20, ал. 1 от Н-18). Сезонното затваряне попада в „други случаи“ (т. 5). Нито Н-18, нито ЗДДС имат специални правила за сезонни обекти. Наредбата не предвижда и отделно уведомление до НАП (Националната агенция за приходите), ако апаратът просто остава регистриран и изключен.

Едно трябва да знаете: апаратът се смята за въведен в експлоатация, докато НАП не потвърди дерегистрацията (чл. 20, ал. 2). Затова задълженията, свързани с него, продължават и през зимата.

Вариант 1: апаратът остава регистриран

• Подходящо, ако отваряте на същото място и със същия апарат.
• Не плащате дерегистрация и нова регистрация.
• Трябва да поддържате договора за сервизно обслужване и да имате активна SIM карта при отваряне.

Вариант 2: дерегистрация

• Временна, без смяна на фискалната памет. Приложение № 17 към Н-18 съдържа причина за дерегистрация „временно преустановяване на дейността“, при която фискалната памет не се демонтира. Дали вашият модел го поддържа и как става повторната регистрация, уточнете със сервиза.
• Пълна, с демонтаж на фискалната памет. Подходяща е, ако затваряте окончателно, продавате апарата или ще го бракувате. При нова регистрация се монтира нова фискална памет (чл. 22, ал. 11).

Какво става със SIM картата и сервизния договор, докато обектът е затворен?

SIM картата и данните към НАП

Касовият апарат има SIM карта за данни от мобилен оператор, когото избирате вие. Чрез нея той изпраща данните от касовите бележки на всеки 5 минути, а операторът всеки ден подава на НАП статуса на SIM картата (Приложение № 1 към Н-18, раздел IIIб).

• През зимата не се правят дневни отчети. Апаратът генерира дневен финансов отчет само за дни, в които има продажби или сторно операции. Ако е изключен в 23:59:59, отчетът за последния ден се генерира при следващото включване (чл. 39, ал. 1 и 1а).
• Не изключвайте веднага след последната бележка. Ако данните от бележка не стигнат до НАП до 72 часа от издаването ѝ, апаратът блокира (Приложение № 1, раздел IIIб, т. 1, буква „м“). Оставете го включен, докато данните се изпратят.
• Предплатената SIM карта може да изтече. Без активна карта апаратът не може да предава данни и блокира. Смяна на SIM картата е допустима само със съобщение за промяна към НАП, а апаратът не работи, докато НАП не я потвърди (раздел IIIб, т. 2, буква „г“). Не прекратявайте договора с оператора, без да говорите със сервиза.
• Часовникът. Н-18 изисква часовникът да работи поне 1500 часа без захранване (Приложение № 2), което е около два месеца. Зимата е по-дълга, а отклонение над 2 часа от точното време не се допуска (чл. 25, ал. 12).

Трябва ли да плащате сервизен договор през зимата?

Ако апаратът остава регистриран, да. При експлоатацията на касовия апарат трябва да имате писмен договор за техническо обслужване и ремонт със сервиз с разрешение от БИМ (Българския институт по метрология) (чл. 118, ал. 5 от ЗДДС; чл. 16, ал. 1 от Н-18). При подновяване на договора апаратът изпраща съобщение до НАП с актуалните данни (чл. 19, ал. 1). Договор, изтекъл през януари, е нарушение дори при затворен обект.

Ако дерегистрирате апарата, договор за зимата не ви е нужен. Трябва ви обаче действащ договор в деня на дерегистрацията, защото фискалната памет се демонтира от техник на сервиза, вписан в свидетелството за регистрация (чл. 22, ал. 2). Нов договор ви трябва и преди повторната регистрация. Повече за поддръжката има на страницата Сервиз и абонаментна поддръжка.

Дерегистрация на касов апарат стъпка по стъпка

1. Свържете се със сервиза, с който имате договор. Демонтажът на фискалната памет се прави само от негов техник (чл. 22, ал. 2) и във ваше присъствие (чл. 22, ал. 3).
2. Подгответе документите: свидетелството за регистрация, паспорта на апарата и договора за сервизно обслужване.
3. Апаратът изпраща неизпратените данни. Преди съобщението за дерегистрация се изпращат всички данни от касови бележки и дневни отчети, които още не са стигнали до НАП (чл. 20, ал. 5).
4. НАП потвърждава. Датата на извеждане от експлоатация е датата на потвърждението от НАП. Апаратът го отпечатва, а бонът се пази в паспорта (чл. 20, ал. 2).
5. Протокол за демонтаж (при пълна дерегистрация). Техникът съставя протокол по приложение № 12 в три екземпляра и записва причината в паспорта. Вие пазите един екземпляр в паспорта, а другите предавате на техника в еднодневен срок (чл. 22, ал. 3 и 6).
6. КЛЕН. При смяна на фискалната памет се сменя и КЛЕН (контролната лента на електронен носител). Техникът експортира съдържанието ѝ във файл CSV, подписва го с електронен подпис и ви го предава заедно с КЛЕН (чл. 22, ал. 2).

Ако апаратът е повреден и не може да изпрати съобщение

Тогава за дата на извеждане от експлоатация се смята датата на протокола за демонтаж. В 3-дневен срок уведомявате НАП писмено и прилагате заверено копие от протокола. Уведомлението може да подаде и сервизът по електронен път с квалифициран електронен подпис (чл. 20, ал. 3 и 4).

Какво да пазите и колко време

• Паспорта на апарата с бона за дерегистрация и вашия екземпляр от протокола за демонтаж.
• Свидетелството за регистрация. Ако го изгубите, уведомете писмено сервиза до три работни дни, за да издаде ново (чл. 21, ал. 1).
• КЛЕН и файла CSV. В обекта до 3 месеца от демонтажа (чл. 42, ал. 1, т. 3), а общо 5 години (чл. 42, ал. 7).
• Отчетните документи. Също 5 години (чл. 42, ал. 7).
• Регистъра на касовите бележки от кочан, ако сте издавали такива (чл. 42, ал. 1, т. 5).

Книга за дневните финансови отчети се води само за ЕСФП, системите в бензиностанциите. За обикновен касов апарат такава книга не се води (чл. 39, ал. 5 и чл. 42, ал. 1, т. 4).

Отваряне през пролетта: какво да проверите преди първата продажба

Касовият апарат трябва да е регистриран и да работи от първия ден на дейността (чл. 7, ал. 1). Работа без връзка с НАП не се допуска (чл. 7, ал. 3).

Ако апаратът е бил дерегистриран

• Сключете договор със сервиз преди регистрацията (чл. 16, ал. 1).
• Попълнете заявление по приложение № 24 в два екземпляра. Техникът въвежда апарата в експлоатация във ваше присъствие (чл. 17, ал. 1) и издава ново свидетелство за регистрация (чл. 17, ал. 2).
• Не продавайте, преди апаратът да получи и отпечата потвърждение за успешна регистрация от НАП (чл. 18, ал. 5).

Ако апаратът е останал регистриран

• Проверете срока на сервизния договор и дали SIM картата е активна.
• Включете апарата няколко дни преди откриването и проверете връзката с НАП и часа.
• Ако има нова версия на фърмуера (вградения софтуер на апарата), осигурете достъп на сервиза за обновяване (чл. 18, ал. 6).

И в двата случая сложете до апарата копие от свидетелството за регистрация и съобщение, че клиентът трябва да пази бележката до напускане на обекта, с телефона на териториалната дирекция на НАП (чл. 38, ал. 1). Пригответе отделен кочан с касови бележки за апарата за случаите на повреда или спиране на тока (чл. 36, ал. 4). Ако решите да смените апарата, вижте касовите апарати, които предлагаме.

Чести грешки при затваряне и отваряне и какви са глобите

• Изтекъл сервизен договор при апарат, който е останал регистриран.
• Изключване на апарата, преди данните да стигнат до НАП. Апаратът блокира и в първия ден на сезона.
• Продажби преди потвърждение за регистрация или с блокирал апарат. При блокиране заради връзката с НАП бележки от кочан се издават за не повече от 48 часа (чл. 36, ал. 1, т. 4).
• Продаден или изхвърлен апарат без дерегистрация. До дерегистрацията той остава регистриран на вас. При смяна на собственика фискалната памет се демонтира (чл. 22, ал. 1, т. 2).

Глобите са по ЗДДС. Сумите в закона все още са в левове и се прилагат в евро по фиксирания курс 1,95583 (чл. 11, ал. 2 и § 5 от преходните и заключителните разпоредби на Закона за въвеждане на еврото в Република България). За фирми и еднолични търговци:

• неиздадена касова бележка: 1000–4000 лв., около 511–2045 € (чл. 185, ал. 1 от ЗДДС);
• друго нарушение на Н-18, например работа без сервизен договор: 6000–20 000 лв., около 3068–10 226 €; ако нарушението не води до неотчетени приходи, се налага санкцията по ал. 1 (чл. 185, ал. 2);
• при неиздадена бележка или нерегистриран апарат обектът може да бъде и запечатан за до 30 дни (чл. 186, ал. 1).

Повече за проверките има в статията Проверка от НАП: какво гледат инспекторите и какви са глобите.

Какво да направите сега: чек-лист

При затваряне

1. Решете дали апаратът остава регистриран или го дерегистрирате.
2. Ако остава регистриран, проверете до кога е договорът със сервиза и го подновете, ако изтича през зимата.
3. След последния работен ден оставете апарата включен, докато данните се изпратят до НАП.
4. Уточнете с оператора или сервиза какво става със SIM картата до пролетта.
5. Ако дерегистрирате, присъствайте и вземете бона за дерегистрация, протокола за демонтаж и КЛЕН с файла CSV.
6. Приберете документите на сигурно място. КЛЕН и отчетните документи се пазят 5 години.

Преди отваряне

1. Няколко седмици по-рано подновете или сключете договор със сервиза и активирайте SIM картата.
2. Ако апаратът е дерегистриран, регистрирайте го преди първата продажба.
3. Включете апарата предварително и проверете връзката с НАП и часа.
4. Сложете копието от свидетелството и съобщението за клиентите до апарата.
5. Пригответе кочан с касови бележки за аварийни случаи.